文書に必ず記載すること

①差出人と受取人の住所

内容証明郵便では、手紙の冒頭か最後に差出人の住所氏名、受取人の住所氏名を記載することが義務づけられています。
しかし、差出人の横に捺印することは法律上、義務づけられていません。

捺印が無くても有効です。

もっとも、間違いなく本人の意思で作成された事を示されたい場合には、印鑑を押します。

②文書のタイトル

タイトルをつけることは、義務ではありません。
タイトルをつけるか、つけないかは作成者の好みですし、内容に合っていれば、どのようなものでも構いません。
つけたいけど、何にしたら良いか分からない場合は「通知書」という文書のタイトルが無難です。

③時候のあいさつ

手紙(特に格式ばったもの)には時候のあいさつがつきもの、という印象があるかもしれません。

しかし内容証明郵便では、特に書く必要はありません。

④差出人が２人以上の時

複数人で内容証明郵便を出したいとき、差出人の住所氏名欄は全員分記載する必要があります。
封筒の裏側も同じく全員分を記載します。

但し、差出人用の提出文書は1通で問題ありません。(差出人用＋郵便局用＋受取人用の計３通です。)

⑤受取人が2人以上の時

全員に全く同じ文書を送る「完全同文内容証明郵便」と受取人別に同じ文書を送る「不完全同文内容証明郵便」があります。

「完全同文内容証明郵便」は文書に受取人全員分を記載し、増えた受取人分だけ提出する文書を増やします。
例えば受取人が３名なら、郵便局に持って行く文書は全部で５通です。
(差出人用＋郵便局用＋受取人用３通の計５通)
差出人が複数の場合とは違い、封筒は受取人の人数分だけ用意しなければなりませんので、
封筒の宛名(受取人)は１人ずつの記載です。

では「不完全同文内容証明郵便」はどうでしょうか？
文書冒頭(若しくは最後)の受取人の氏名住所を全員分記載せず、各個の氏名住所を記載します。
（文書の内容は全く同じです。）
郵便局に持って行く文書の数は「完全同文内容証明郵便」と同じ考え方で問題ありません。
しかし受取人用の文書は、各個の氏名住所のみが記載されているものになります。

「完全同文内容証明郵便」は１回の内容証明郵便で済みますし、費用も「不完全同文内容証明」に比べて安いです。
「不完全同文内容証明郵便」は費用こそ、かかってしまいますが、複数人に送っていることを知られたくないとき(本人と保証人)などに有効です。

どういった経緯で、何のために複数人に送るのか、目的がはっきりしていると、どちらを利用するか選びやすいかと思います。

⑥代理人が出す時

内容証明郵便を出すことは、行政書士、弁護士でなくても出せますし、他の人に代理で出してもらうことも出来ます。
内容証明郵便を他の人に書いてもらい、自分で受取人へ送り、その後の交渉なども本人が行う場合は、本人の氏名住所で出します。

また、代理人に全てを依頼する場合は、誰の代理人なのか明記の必要があります。